A jó vezetői visszajelzés aranyat ér – mégis, a gyakorlatban sokszor kimarad, félresikerül, vagy rosszkor, rossz formában érkezik. Pedig a visszajelzés az egyik legfontosabb eszköz a vezetők kezében, amellyel nemcsak a teljesítményt, hanem a munkatársak elköteleződését, fejlődését és a csapatdinamikát is formálni lehet.
De mitől lesz valóban hatékony a vezetői visszajelzés? Milyen kihívásokkal szembesülhet egy vezető, és hogyan segíthet egy coach ennek fejlesztésében? Nézzük meg közelebbről!
Miért nélkülözhetetlen a vezetői visszajelzés?
A visszajelzés nem pusztán egy formális értékelés – valójában az egyik legerősebb fejlesztő eszköz. Ha megfelelően alkalmazzák, akkor világos irányt mutat a munkatársak számára, és segít abban, hogy tudják, mi az, amit jól csinálnak, illetve hol van még lehetőségük a fejlődésre. Egy jól időzített, konkrét visszajelzés megerősítést adhat abban, hogy érdemes az adott viselkedést folytatni, vagy segíthet abban, hogy változtassanak a hozzáállásukon, munkamódszereiken.
Ráadásul a visszajelzés nemcsak a teljesítményre van hatással. Hosszú távon hozzájárul az önbizalom erősödéséhez is – hiszen ha valaki rendszeresen kap őszinte, építő szándékú visszajelzést, akkor jobban tisztában lesz az értékeivel és a fejlődési lehetőségeivel. Egy ilyen támogató környezet pedig növeli az elköteleződést és javítja a vezető és a munkatárs közötti kapcsolatot.
Milyen a jó vezetői visszajelzés?
Egy visszajelzés attól lesz hatásos, hogy hitelesen, konkrétan és fejlesztési szándékkal érkezik. Nem az a cél, hogy pusztán dicsérjünk vagy bíráljunk, hanem hogy közösen előbbre lépjünk egy adott témában.
Jól időzített
A visszajelzést érdemes minél közelebb adni az adott eseményhez. Ha valaki például ügyesen moderál egy megbeszélést vagy jól megold egy ügyfélhelyzetet, akkor ennek elismerése a következő napon már sokkal kevesebbet ér, mint ha rögtön a történés után kapja. A megfelelő időzítés révén az érintett pontosan tudni fogja, mire vonatkozik a visszajelzés, így könnyebben építi be a tanulságokat.
Konkrét
Az általános kijelentések – például hogy „ügyes voltál” – ritkán segítik igazán a fejlődést. Sokkal értékesebb, ha a vezető megfogalmazza, pontosan mi volt jó, mit emelne ki. Például: „Nagyon értékeltem, ahogy a projektmegbeszélésen visszafogtad a vitát, és mindenkit megszólítottál – ezzel sokkal gördülékenyebb lett az együttműködés.” A konkrétumok kiemelése hitelesebbé és használhatóbbá teszi a visszajelzést.
Tárgyilagos
Fontos, hogy a visszajelzés mindig a viselkedésre vonatkozzon, ne az ember személyére. A „Te mindig szétszórt vagy” típusú kijelentések helyett sokkal célravezetőbb azt mondani: „Tegnap három határidős feladat is csúszott. Szerinted miben lehetne változtatni, hogy ez ne ismétlődjön meg?” Így nem bántunk meg senkit, de mégis teret adunk a fejlődésnek.
Kétirányú
A visszajelzés akkor válik igazán értékessé, ha nemcsak mondunk valamit, hanem figyelünk is a másik fél reakciójára. Fontos, hogy kérdezzünk vissza, hallgassunk, teremtsünk valódi párbeszédet. Ez nemcsak a bizalom építését segíti, de azt is lehetővé teszi, hogy a másik fél jobban elfogadja és beépítse a visszajelzést.
Fejlesztésorientált
A cél mindig a fejlődés kell legyen – nem a hibáztatás vagy a számonkérés. Ha valaki hibázik, érdemes arra koncentrálni, hogyan lehet ezt legközelebb elkerülni, és miben tudunk neki segíteni a változásban. A fejlesztő visszajelzés egyben lehetőség is: együtt gondolkodni, együtt tervezni, és új irányokat keresni.
Amikor a visszajelzés nem jól sikerül
A rosszul megfogalmazott vagy nem megfelelő időben adott visszajelzések könnyen több kárt okoznak, mint hasznot. Előfordul, hogy a vezető kizárólag a negatívumokat emeli ki, miközben elfelejti elismerni az eredményeket – ez hosszabb távon demotiválhatja a munkatársakat. Ugyancsak káros, ha a visszajelzés későn vagy kapkodva, felkészületlenül érkezik, hiszen így könnyen félreérthető, vagy egyszerűen elvész a hatása.
Szintén gyakori hiba a személyeskedés: amikor nem egy konkrét viselkedésről beszélünk, hanem a másik személyiségét kritizáljuk. Ez nemcsak bántó, hanem kontraproduktív is, hiszen védekezést vált ki a másik félből. Végül pedig az is probléma lehet, ha a vezető egyáltalán nem ad visszajelzést – mert nem mer, nincs ideje, vagy azt gondolja, hogy „úgyis tudja, mit csinált rosszul”. A csend azonban gyakran bizonytalanságot, demotiváltságot vagy akár elidegenedést okoz.
A vezetői visszajelzés kihívásai
Sok vezető érzi úgy, hogy nehéz jól visszajelzést adni. Ennek több oka lehet. Gyakori például a konfrontációtól való félelem – attól tartanak, hogy a kritikusabb visszajelzés megsérti a másikat, vagy rombolja a kapcsolatot. Előfordul az is, hogy nincs megfelelő eszköztáruk ahhoz, hogy jól fogalmazzák meg a mondanivalójukat: mit mondjanak, hogy az se bántó, se túl semleges ne legyen?
A túlterheltség is komoly akadályt jelent. A napi operatív feladatok mellett sok vezető úgy érzi, nincs ideje leülni és „csak beszélgetni” a kollégáival – pedig ezek a beszélgetések gyakran kulcsfontosságúak lennének a hosszú távú eredményesség szempontjából. Végül egy másik klasszikus dilemmát is érdemes megemlíteni: amikor a vezető egyben barát is, és nehéz megtalálni az egyensúlyt a közvetlenség és a professzionális visszajelzés között.
Hogyan segíthet a coaching a visszajelzéskultúra fejlesztésében?
A coaching ebben a helyzetben egyfajta biztonságos tanulási térként működik. Egyéni coaching során a vezetők lehetőséget kapnak arra, hogy őszintén ránézzenek saját visszajelzési szokásaikra: hogyan adnak jelenleg visszajelzést, és vajon milyen hatást váltanak ki vele? Ezt követően különböző technikákat ismerhetnek meg és próbálhatnak ki – például az SBI-modellt vagy a feedforward módszert –, amelyek strukturálttá és hatékonyabbá teszik a visszajelzést.
A szituációs gyakorlatok, szimulációk segítenek abban, hogy egy-egy nehezebb helyzetre előre felkészüljenek, és ne ott „élesben” kelljen kitalálniuk, hogyan reagáljanak. Emellett a coaching segít abban is, hogy egy vezető a nehéz visszajelzési helyzetek (például teljesítményprobléma, konfliktuskezelés) mögött meglássa a rendszerszintű okokat, és ezek mentén kezdjen el dolgozni.
A hosszú távú cél pedig nem más, mint hogy a visszajelzés ne külön feladat legyen, hanem a vezetői kultúra természetes része – olyasmi, ami nap mint nap történik, természetes módon, az együttműködés részeként.
A visszajelzés nem teher – lehetőség. Lehetőség arra, hogy kapcsolódjunk egymáshoz, hogy tanuljunk egymástól, és hogy közösen fejlődjünk. Egy jól működő visszajelzési kultúra nemcsak a teljesítményen javít, hanem az emberi kapcsolatokon is – a bizalmon, a motiváción és a közös célok iránti elköteleződésen.
Ha úgy érzed, hogy szeretnél vezetőként fejlődni ebben a témában, vagy a csapatod visszajelzési kultúráját szeretnéd magasabb szintre emelni, a coaching ebben személyre szabott, gyakorlatorientált támogatást tud nyújtani.
